Obrigações acessórias que exigem certificado digital em 2025: o que você precisa saber
- Projeto Único
- há 25 minutos
- 5 min de leitura
Nos últimos anos, o certificado digital deixou de ser apenas um diferencial e passou a ser uma exigência legal e operacional para empresas e profissionais em diversas áreas. Em 2025, essa tendência se consolidou ainda mais: diversas obrigações acessórias — tanto para pessoas jurídicas quanto para algumas pessoas físicas — dependem do certificado digital para serem cumpridas com segurança, validade jurídica e conformidade fiscal.
Se você atua como empreendedor, contador ou profissional liberal, entender essas exigências é fundamental para evitar multas, atrasos e problemas com o fisco. Neste artigo, vamos explicar quais são as obrigações acessórias que exigem certificado digital em 2025, como ele funciona e por que contar com uma empresa especializada pode facilitar todo o processo.
O que é o certificado digital e por que ele é indispensável?
O certificado digital é uma identidade eletrônica que garante a autenticidade e a segurança de transações online, documentos e declarações. Ele funciona como uma assinatura digital com validade jurídica, reconhecida pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Na prática, ele substitui a assinatura física e o reconhecimento em cartório, permitindo que você realize diversas operações de forma 100% online e segura.
Em 2025, ele se tornou obrigatório para uma série de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, e até mesmo para participação em licitações e acesso a plataformas governamentais.
Obrigações acessórias que exigem certificado digital em 2025
Abaixo, listamos as principais obrigações que somente podem ser cumpridas com um certificado digital válido:
1. Envio da EFD-Reinf
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais é parte integrante do SPED e exige certificado digital para empresas, inclusive aquelas optantes pelo Simples Nacional que tenham retenção de tributos.
Em 2025, o uso da EFD-Reinf se intensificou com a ampliação do escopo de informações exigidas.
2. Esocial
O eSocial unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Empregadores de todos os portes que possuem funcionários precisam transmitir dados pelo sistema utilizando um certificado digital.
Além disso, alguns eventos periódicos e não periódicos também exigem a assinatura digital.
3. NF-e, NFS-e e NFC-e
A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas para produtos, serviços ou consumidor final continua sendo uma das principais obrigações que requerem certificado digital.
Sem ele, não é possível gerar notas fiscais em diversos estados e municípios.
4. DCTFWeb
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos é transmitida exclusivamente com certificado digital. Essa obrigação é fundamental para manter a regularidade fiscal da empresa.
5. Conectividade Social
A plataforma utilizada para envio de FGTS e comunicação com a Caixa Econômica Federal exige certificado digital para empregadores. Essa exigência vale inclusive para empresas com apenas um funcionário registrado.
6. Obrigações acessórias do Simples Nacional
Empresas optantes pelo Simples Nacional que possuam empregados ou que emitam nota fiscal eletrônica em determinados estados também precisam do certificado digital para cumprir suas obrigações.
7. Participação em licitações e pregões eletrônicos
Em 2025, cada vez mais licitações públicas exigem certificado digital para acesso ao sistema de compras governamentais e assinatura de contratos.
Quem é obrigado a ter certificado digital em 2025?
De forma geral, o certificado digital é obrigatório para:
Empresas de qualquer porte com empregados registrados.
Empresas que emitem notas fiscais eletrônicas (exceto alguns MEIs).
Profissionais liberais que precisam assinar documentos eletrônicos com validade jurídica.
Contadores para envio de obrigações de seus clientes.
Participantes de licitações e pregões eletrônicos.
Tipos de certificado digital mais utilizados
Existem dois tipos principais de certificado digital:
A1 – Arquivo digital instalado no computador ou servidor, com validade de 1 ano.
A3 – Dispositivo físico (token ou cartão), com validade de até 3 anos.
A escolha depende da frequência de uso, nível de mobilidade desejado e infraestrutura disponível.
Consequências de não cumprir as obrigações acessórias
Ignorar as exigências ou atrasar o cumprimento das obrigações pode gerar:
Multas e juros por atraso.
Impedimento de emissão de notas fiscais.
Irregularidade fiscal e trabalhista.
Bloqueio de participação em licitações.
Por isso, ter um certificado digital válido e atualizado é mais que uma obrigação: é uma necessidade estratégica para manter a operação da sua empresa fluindo sem riscos.
Como obter ou renovar seu certificado digital em 2025
O processo envolve:
Escolher o tipo de certificado (A1 ou A3).
Solicitar junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.
Realizar a validação presencial ou por videoconferência.
Instalar e começar a usar.
Aqui, a escolha de uma empresa parceira confiável faz toda a diferença para agilizar e simplificar o processo.
Por que contar com uma especialista é a melhor escolha
Embora seja possível solicitar o certificado por conta própria, empresas especializadas oferecem:
Agilidade na emissão ou renovação.
Suporte técnico em todas as etapas.
Segurança no processo.
Orientação para escolher o certificado ideal para sua necessidade.
Não arrisque, esteja preparado
As obrigações acessórias que exigem certificado digital em 2025 são cada vez mais amplas e críticas para a regularidade de pessoas físicas e jurídicas. Ignorar essa realidade pode significar prejuízos financeiros, perda de prazos e até impedimento para operar.
Se você quer manter sua empresa em dia e evitar dores de cabeça, o momento de agir é agora.
A Projeto Único é líder em soluções digitais e está pronta para oferecer a você e à sua empresa o que há de melhor em tecnologia. Seja para pessoa física ou jurídica, nosso compromisso é tornar o processo de emissão ou renovação do seu Certificado Digital o mais simples e seguro possível.
Entre em contato agora mesmo e solicite seu orçamento personalizado. Garanta que suas obrigações acessórias em 2025 sejam cumpridas com tranquilidade e eficiência.
O que é certificado digital e por que ele é obrigatório para obrigações acessórias?
O certificado digital é uma identidade eletrônica que assegura a autenticidade e segurança de documentos e transações online. Ele é obrigatório para garantir a validade jurídica de obrigações acessórias como envio de declarações fiscais e trabalhistas.
Quais são as principais obrigações acessórias que exigem certificado digital em 2025?
Entre as principais estão o envio do eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb, emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e), e comunicação com a Caixa via Conectividade Social.
Quem precisa obrigatoriamente utilizar certificado digital para cumprir essas obrigações?
Empresas com empregados registrados, que emitem notas fiscais eletrônicas, profissionais liberais e contadores geralmente precisam usar o certificado digital para cumprir as obrigações fiscais e trabalhistas.
Quais tipos de certificado digital existem e qual escolher para as obrigações acessórias?
Os principais tipos são o A1 (arquivo digital instalado no computador, validade de 1 ano) e o A3 (dispositivo físico, como token ou cartão, validade de até 3 anos). A escolha depende da rotina e necessidade de mobilidade do usuário.
Quais as consequências de não usar certificado digital para cumprir as obrigações acessórias?
Não utilizar o certificado digital pode resultar em multas, bloqueio na emissão de notas fiscais, irregularidades fiscais e trabalhistas, além de impedir a participação em processos licitatórios.
Comentários